Privacyverklaring – Stichting Fietsmaatjes Zeist

oktober 2025

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Stichting Fietsmaatjes Zeist (hierna: “de Stichting“) verwerkt. Met deze Privacyverklaring willen we u informeren over de wijze waarop de Stichting persoonsgegevens verwerkt van een ieder waarmee zij een relatie heeft.

Waar in dit document gesproken wordt over relatie zoals hierboven genoemd, wordt iedere natuurlijk persoon van 18 jaar en ouder bedoeld.

Indien u uw persoonsgegevens aan de Stichting verstrekt, geeft u uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met deze Privacyverklaring te verwerken. Deze Privacyverklaring houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Verantwoordelijke

Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is het bestuur van de Stichting Fietsmaatjes Zeist, Bothalaan 50, Zeist, KvK: 97777625.

Als u vragen of opmerkingen heeft over deze Privacyverklaring dan kunt u contact opnemen met ons door een e-mail te sturen naar info@fietsmaatjeszeist.nl.

2. Verwerkers

Voor de uitvoering van haar werkzaamheden maakt de Stichting gebruik van de diensten van derden, bijvoorbeeld voor het Duofietsrooster / reserveringssysteem. Wij maken alleen gebruik van derden als dit strikt noodzakelijk is. Indien de diensten nodig zijn voor het verwerken van de persoonsgegevens, betreft dit een zogenoemde verwerker. Met de verwerker hebben wij een verwerkersovereenkomst waarin is vastgelegd dat zij volgens onze standaarden met de gegevens omgaan.

3. Persoonsgegevens: welke, doel, en bewaartermijnen

Wij verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Per relatietype verwerken wij daarom andere persoonsgegevens. De gegevens zijn in alle gevallen noodzakelijk om ons werk uit te voeren.

Persoonsgegevens worden nooit met derden gedeeld voor andere doeleinden dan in deze Privacyverklaring beschreven staat. Persoonsgegevens worden nooit met derden gedeeld voor commerciële doeleinden.

3.1 Vrijwilligers

3.1.a De Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van vrijwilligers:

• Naam (voornaam, achternaam);
• Adres;
• Telefoonnummer;
• Geboortedatum;
• Pasfoto;
• E-mailadres;
• Beschikbaarheid en eventuele voorkeur voor gasten;
• Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

3.1.b De Stichting verwerkt de in sub 3.1.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: communicatie tussen de Stichting en de vrijwilliger; het maken van rapportages om fietsgebruik in beeld te krijgen en hiermee de persoonlijke dienstverlening te verbeteren. De Verklaring Omtrent Gedrag wordt gebruikt bij de aanname van een vrijwilliger.

3.1.c Gegevens worden verstrekt door de vrijwilliger zelf via het inschrijfformulier en bij het intakegesprek.

3.1.d Gegevens worden opgeslagen:

• Digitaal in een beveiligd deel van onze opslag bij een Nederlandse hosting provider. Dit deel van de opslag is alleen toegankelijk voor degenen die door het bestuur van de Stichting zijn aangewezen om persoonsgegevens te verwerken.
• Digitaal in het Duofietsrooster. Alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het reserveren van de fiets worden daar opgeslagen (Naam en E-mailadres). Deze gegevens zijn toegankelijk voor de coördinatoren, en de betreffende vrijwilliger en kunnen ingezien en gewijzigd worden door de betreffende vrijwilliger.
• Op papier in de vorm van een vrijwilligerspas met naam en telefoonnummer.
• De VOG wordt direct na ontvangst, validatie, en registratie, vernietigd.

3.1.e De Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.1.a. beschreven gedurende de duur waarin de vrijwilliger actief is voor de Stichting. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.

3.2 Gasten

3.2.a De Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van gasten:

• Naam (voornaam, achternaam);
• Adres;
• Telefoonnummer;
• Geboortedatum;
• E-mailadres (eventueel van familielid of mantelzorger)
• Voorkeuren voor tijden en eventueel voor vrijwilligers;
• Huisarts en telefoonnummer;
• Contactnaam en telefoonnummer in geval van calamiteiten;
• Informatie die belangrijk is voor de vrijwilliger in geval van calamiteiten. Denk aan fysieke en/of geestelijke beperkingen en eventuele medicijnen. Deze gegevens worden alleen handmatig op de gastenkaart genoteerd en niet opgeslagen in het bestand op de computer.

3.2.b De Stichting verwerkt de in sub 3.2.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: communicatie tussen de Stichting en de gast; informeren vrijwilliger over de gast i.v.m. veiligheidsdoeleinden; het maken van rapportages om fietsgebruik in beeld te krijgen en hiermee de persoonlijke dienstverlening te verbeteren; het bijhouden van betalingen en het voeren van onze financiële administratie.

3.2.c Gegevens worden verstrekt door de gast zelf via het inschrijfformulier en bij het intakegesprek.

3.2.d Gegevens worden opgeslagen:

• Digitaal in een beveiligd deel van onze opslag bij een Nederlandse hosting provider. Dit deel van de opslag is alleen toegankelijk voor degenen die door het bestuur van de Stichting zijn aangewezen om persoonsgegevens te verwerken.
• Digitaal in het Duofietsrooster. Alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het reserveren van de fiets worden daar opgeslagen (Naam en E-mailadres). Deze gegevens zijn toegankelijk voor de coördinatoren, en de betreffende gast en kunnen ingezien en gewijzigd worden door de betreffende gast.
• Op papier in de vorm van een gastenkaart die de vrijwilliger iedere rit mee dient te nemen. Deze gastenkaart is in het bezit van de gast.

3.2.e De Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.2.a. beschreven gedurende de duur waarin de gast deelnemer is van de Stichting. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.

3.3 Teamleden

3.3.a Onder teamleden wordt verstaan: bestuur van de Stichting en alle vrijwilligers werkzaam voor de Stichting met een coördinerende taak (bv. coördinator gasten & vrijwilligers, en technisch fietsbeheerder).

3.3.b De Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van haar teamleden: naam, adresgegevens, functie, telefoonnummer, e-mailadres, IP-adres en pasfoto.

3.3.c De Stichting verwerkt de in sub 3.3.b genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: communicatie binnen de Stichting; communicatie buiten de Stichting, bijvoorbeeld door het plaatsen van namen & foto’s op de website of aan potentiële vrijwilligers zodat zij contact kunnen opnemen met het juiste teamlid.

3.3.d De Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.3.a beschreven gedurende de duur tot maximaal een jaar na beëindiging van de relatie met het teamlid. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.

3.4 Zakelijke partners

3.4.a De Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van haar contactpersonen bij haar zakelijke partners: naam, telefoonnummer, en e-mailadres.

3.4.b De Stichting verwerkt de in sub 3.4.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: contacteren over zaken aangaande de samenwerking.

3.4.c De Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.4.a beschreven gedurende de duur tot maximaal een jaar na beëindiging van de relatie met de zakelijke partner. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.

3.5 Donateurs en sponsoren

3.5.a De Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van donateurs en sponsoren: naam, (bedrijfs-)adres en e-mailadres. Als de werkzaamheden dit verlangen (bijvoorbeeld bij een belverzoek), verwerken wij aanvullend het telefoonnummer.

3.5.b De Stichting verwerkt de in sub 3.5.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: voor de verwerking van de donatie; informeren en contacteren over zaken aangaande de donatie; het voldoen van de wettelijke verplichtingen aangaande een financiële administratie.

3.5.c De Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.5.a beschreven gedurende de duur van het donateurschap. Bij eenmalige donaties verwerkt de Stichting alleen de persoonsgegevens om de donatie mogelijk te maken. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd in zoverre zij niet nodig zijn om aan de wettelijke bewaarverplichting betreffende de financiële administratie te voldoen.

3.5.d Persoonsgegevens betreffende donaties worden alleen verwerkt door de medewerkers van de Stichting die dit nodig hebben voor de uitvoering van hun functie, zoals Penningmeester en Secretaris.

3.6 Nieuwsbrief

3.6.a Ten einde haar relaties te informeren over de ontwikkelingen binnen de Stichting, kan de Stichting nieuwsbrieven versturen. Hiertoe verwerkt de Stichting de volgende persoonsgegevens van personen en organisaties die aangegeven hebben de nieuwsbrief te willen ontvangen: naam en e-mailadres.

3.6.b De Stichting verwerkt de in sub 3.6.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: het verzenden van de nieuwsbrief van de Stichting.

3.6.c Personen die zich opgeven voor de nieuwsbrief via het contactformulier op de website www.fietsmaatjeszeist.nl, geven impliciet toestemming tot het verwerken van hun persoonsgegevens voor dit doel (opt-in). Personen die zich opgeven via andere communicatiekanalen wordt om schriftelijke toestemming gevraagd.

3.6.d Afmelding voor de nieuwsbrief is te allen tijde mogelijk via de afmeldlink onderaan de mailing of via info@fietsmaatjeszeist.nl.

3.6.e De Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.6.a beschreven gedurende de duur van toestemming. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.

3.7 Contact via e-mail, telefoon of contactformulier

3.7.a De Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van personen die contact met ons opnemen via telefoon, e-mail of via het contactformulier op onze website: naam en e-mailadres. Als de werkzaamheden dit verlangen (bijvoorbeeld bij een belverzoek), verwerken wij aanvullend telefoonnummer.

3.7.b De Stichting verwerkt de in sub 3.7.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: het beantwoorden van de gestelde vragen dan wel de persoon – op diens verzoek – te informeren en contacteren over zaken aangaande de Stichting.

3.7.c De Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.7.a. beschreven gedurende de duur waarin de persoon geïnformeerd en gecontacteerd wil worden over de Stichting en/of haar activiteiten. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.

4. Cookies en websitestatistieken

Op onze website maken wij geen gebruik van cookies. We doen eenvoudige analyse van het websitebezoek, en slaan daarvoor zelf geen IP-adressen of andere persoonsgegevens op. De bezoekers op de website worden door ons niet gevolgd.

5 Beeldmateriaal

5.1 Beeldmateriaal evenementen

Gedurende bijeenkomsten en andere evenementen van de Stichting kunnen foto’s en/of video’s worden gemaakt door iemand van de Stichting. Deze foto’s en/of video’s kunnen op de website of of sociale media van de Stichting geplaatst worden of met nieuwsinstanties gedeeld. Bij het plaatsen op een van deze media wordt altijd beoordeeld of ze niet aanstootgevend zijn. Indien er toch een foto op staat die uw privacy aantast, stuur dan een e-mail naar info@fietsmaatjeszeist.nl onder vermelding van de referentie naar de foto/video. Wij zullen deze dan verwijderen van onze platforms.

De Stichting heeft geen invloed op foto’s en video’s die gemaakt zijn door derden en door hen gedeeld worden. Indien u van mening bent dat de Stichting hier een rol in speelt of kan spelen om de betreffende foto’s/video’s te verwijderen, neem dan contact op met ons via info@fietsmaatjeszeist.nl. De Stichting zal hierover dan advies geven of helpen om het materiaal te verwijderen.

5.2 Overig beeldmateriaal

Het beeldmateriaal getoond op de website of in ander promotiemateriaal van de Stichting is geplaatst met expliciete toestemming van de betrokkenen. Toestemming kan op elk moment ingetrokken worden. Aansluitend zal het beeldmateriaal van de website en ander promotiemateriaal verwijderd worden.

6 Beveiligingsmaatregelen

Ter bescherming van je persoonsgegevens heeft de Stichting passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Wij maken bijvoorbeeld gebruik van goede wachtwoorden en tweestapsverificatie. Onze website is beveiligd en we hebben een SSL-certificaat. Ook zorgen we ervoor dat de software die wij gebruiken up-to-date is.

7 Data lek

In geval van een data lek wordt onmiddellijk actie ondernomen om het lek te dichten en wordt onderzocht hoe dit in de toekomst voorkomen kan worden. Tevens worden betreffende personen direct op de hoogte gesteld.

8 Privacyrechten

Als gebruiker heeft u verschillende rechten die wettelijk zijn vastgelegd:

• Recht op inzage: u kunt uw persoonsgegevens opvragen via ons algemeen e-mailadres.
• Recht op rectificatie en aanvulling: u kunt uw persoonsgegevens rectificeren of aanvullen via ons algemeen e-mailadres.
• Recht op dataportabiliteit: in bepaalde situaties kunt u ons vragen om de persoonsgegevens die we over u hebben door te sturen naar een derde partij.
• Recht op vergetelheid: u kunt ons vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht op beperking van de verwerking: in bepaalde situaties kunt u ons vragen op een beperkt gebruik van uw gegevens.
• Recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking: wanneer we uw gegevens verwerken op grond van een algemeen of gerechtvaardigd belang kunt u hier bezwaar tegen maken.
• Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering: wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering.

Mocht u een vraag hebben over een van bovenstaande privacyrechten dan kunt u contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar info@fietsmaatjeszeist.nl. Wij zullen dan in ieder geval binnen de wettelijke termijn van 30 dagen antwoorden.

Mocht u vinden dat wij niet goed met uw persoonsgegevens omgaan en wij kunnen u hiermee niet helpen, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

6. Wijzigingen

De Stichting behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze Privacyverklaring. Indien het een belangrijke wijziging betreft die gevolgen heeft voor de wijze waarop de Stichting de persoonsgegevens van relaties verwerkt, dan maken wij dit kenbaar via berichtgeving op onze website en in onze nieuwsbrief.